Elaborar um documento é essencial para ter controle do acervo tecnológico da empresa.
Lidamos com equipamentos de TI em praticamente todos os setores das empresas, seja de pequeno ou grande porte. Esses equipamentos estão presentes no RH, no estoque, na administração, na gerência, na produção e no atendimento. E não é só de computadores que estamos falando. Além desses, temos impressoras, roteadores, modens, projetores, quadros interativos etc.
E, para manter o acervo tecnológico da instituição é interessante ter um plano de manutenção preventiva, corretiva e preditiva dessa infraestrutura. Esse plano é um documento que visa orientar a todos os usuários sobre o que eles têm disponível, como seu equipamento será mantido e atualizado.
Portanto, como se trata de um tema que envolve todos os colaboradores, pode ser parte integrante da Política de Aquisição e Manutenção de Equipamentos de Tecnologia da Informação.
De forma resumida, o documento deve conter as seguintes partes:
- Levantamento dos equipamentos tecnológicos.
- Plano de Manutenção Preventiva.
- Plano de Manutenção Corretiva.
- Plano de Manutenção Preditiva.
No levantamento, além da descrição, é importante saber a data de aquisição do equipamento e seu estado atual (Funcionando, Com defeito…), guardar as notas fiscais e números de licenças.
Em seguida, a manutenção preventiva tem como objetivo prevenir possíveis falhas ou parada de funcionamento dos equipamentos. Então o seu plano deve conter a periodicidade da manutenção e quem vai realizar (equipe interna ou terceirizada).
Já a manutenção corretiva vai ser a resposta à manutenção preventiva uma vez que esta é responsável por substituir as peças ou componentes de um equipamento que falhou ou parou de funcionar por completo. Como essa situação é imprevisível, é importante elaborar estratégias de substituição do equipamento, se possível, para que não sejam prejudicados os trabalhos da instituição.
E, por fim, a manutenção preditiva visa fazer o levantamento das condições de funcionamento dos equipamentos verificando se o mesmo não está desatualizado, ou seja, não atende às necessidades da instituição, verificar suas condições físicas etc. Nesse item é possível definir de quanto em quanto tempo a instituição vai substituir seus equipamentos para se manter funcional e atualizada.
Através desse documento será possível organizar e manter a infraestrutura da instituição de forma a se obter maior tempo de vida dos equipamentos, redução de custos com manutenção e aquisição não planejada, prevenção de equipamentos parados e usuários insatisfeitos.
Além de desenvolver o documento, a empresa deve investir em treinamentos e campanhas de conscientização para todos os colaboradores. A conservação dos equipamentos tecnológicos no ambiente de trabalho é uma ação colaborativa, pois muitos desses são compartilhados. Precisamos dos equipamentos em bom estado para desenvolver nosso trabalho.
Que tal colocar em prática essa ação na sua empresa? Você pode se surpreender com equipamentos muito antigos, outros que não estão sendo usados ou que geram mais gastos do que benefícios.
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